در این مطلب درباره الزام به سند رسمی صحبت می‌کنیم. برای روشن شدن اهمیت تنظیم سند رسمی ابتدا مفهوم سند و انواع آن را بیان کرده و بعد به بررسی اهمیت تنظیم سند رسمی می‌پردازیم.

سند چیست؟

از نظر حقوقی، سند نوشته‌ای است که در صورت بروز اختلاف هم شخص خواهان و هم شخص خوانده برای اثبات ادعای خود در محکمه استفاده می‌کنند.

اقسام سند

1-     سند رسمی: سندی که توسط ماموران رسمی و در حدود صلاحیت آنان و مطابق قانون تنظیم شوند. مثل اسنادی که توسط ماموران اداره ثبت اسناد و املاک تنظیم می‌شود، یا توسط دفاتر اسناد رسمی. دعوايي كه در آن يكي از طرفين براي اثبات ادعاي خود سند رسمي داشته باشد، دعواي دشواري نیست چرا كه سند رسمي يكي از مهم‌ترين و معتبرترین اسنادي است كه مي‌تواند از سوي طرفين دعوا استفاده شود.

2-     سند عادی: در دو حالت اسناد عادی اعتبار اسناد رسمی را پیدا می‌کنند: حالت اول، شخصی که سند عادی علیه او اقامه شده است، صدور آن را از جانب خودش تایید کند و حالت دوم در دادگاه ثابت شود که سند عادی که مورد انکار قرار گرفته، از سوی شخص منکر پیشتر به امضا و مهر رسیده است.

ارکان سند رسمی

- تنظیم بوسیله مأمورین و اشخاص دولتی

- در حدود قوانین و صلاحیت مأمورین

- تنظیم مطابق مقررات قانونی

مزایای حائز اهمیت اسناد رسمی

•  اسناد رسمی درباره طرفین تنظیم‌کننده و جانشین قانون آنها مانند ورثه آنان معتبر است.
•  تاریخ تنظیم سند رسمی نه تنها نسبت به طرفین معامله بلکه نسبت به سایر اشخاص نیز اعتبار دارد.
•  در مقابل سند رسمی انکار و تردید قابل توجه نیست و فقط می‌توان نسبت به آن ادعای جعل کرد، زیرا اصل بر صحت و اصالت اسناد رسمی است. تعداد دلایل و مدارکی که هر یک از اصحاب دعوا می‌توانند در دادرسی استفاده کنند، متعدد است، اما در ميان اين دلايل، برخي از آنها تاثير بيشتري دارند. با وجود اينكه در تمامی دعاوی مطروحه در دادگستری، طرفین برای اثبات ادعای خود اسناد و مدارکی را به دادگاه ارایه می‌دهند، اما در این بین آن کسی پیروز است که اسناد او قوت و اعتبار بیشتری داشته باشد و برای قاضی ایجاد علم کند. بنابراین یکی از اصلی‌ترین راه‌های پیشگیری از ایجاد اختلاف و یا اثبات حق در محکمه در صورت بروز اختلاف، تهیه اسناد و مدارک معتبر است. اسناد رسمی از آن جهت که ضوابط قانونی هنگام تنظیم آنها رعایت می‌شود، بیش از اسناد عادی مورد حمایت قانونگذار قرار دارند. پس یکی از مهم‌ترین نکات حقوقی که باید به آن دقت کافی و وافی داشته باشید، روی آوردن به سوی تنظیم اسناد رسمی به جای اسناد عادی است.

زمان تنظیم سند رسمی چه وقتی است؟

همانطور که آگاهید آخرین مرحله فروش و انتقال رسمی یک ملک، حضور طرفین در دفاتر اسناد رسمی و تنظیم سند رسمی است که معمولا فروشندگان به دلایل مختلفی مانند بالا رفتن قیمت ملک و عدم توانایی بر انجام تعهدات مانند فک رهن از انجام آن سرباز می‌زنند. در حالی که مبلغ زیادی از ثمن معامله را نیز دریافت کرده‌اند. در ابتدا وقتی دو طرف قراردادی را منعقد می‌کنند زمان و تعهدات مشخصی را برای انجام آن تعیین می‌کنند مانند تسویه خریدار در مدت‌زمان مشخص و یا حضور در دفترخانه و انتقال سند رسمی پس از ۲ ماه از انعقاد قرارداد. خریدار پس از انجام تعهدات خود در زمان مشخص شده، برای انتقال سند رسمی در دفترخانه حضور پیدا می‌کند و در صورت حضور فروشنده، مراحل انتقال سند رسمی به صورت کامل انجام می‌شود، در غیر این صورت خریدار باید گواهی عدم حضور فروشنده به تاریخ همان روز را از دفترخانه اخذ کند. ممکن است در برخی از قراردادها تصریح شود که اگر فروشنده برای تنظیم سند رسمی حاضر نشود، باید مبلغی را بپردازد که به این مبلغ وجه التزام گویند، بنابراین فروشنده مختار است که یا برای تنظیم سند حاضر شود یا مبلغ مندرج در قرارداد را بپردازد. خریدار نیز در صورت عدم حضور فروشنده می‌تواند یا الزام به تنظیم سند رسمی یا وجه التزام را مطالبه کند.